بسیاری از صاحبان کسبوکارهای متوسط و بزرگ در تلهای به نام «مدیریت آتشنشان» گرفتار شدهاند؛ مدیری که بخش زیادی از ساعات روز خود را صرف حل بحرانهای تکراری، پاسخ دادن به پرسشهای روتین کارکنان و خاموش کردن آتشهایی میکند که اغلب به دلیل نبود نظم و فرایند مشخص در سازمان ایجاد شدهاند. تضاد اصلی در همین نقطه شکل میگیرد: تا زمانی که شما بهعنوان مدیر، تنها مرجع دانش و حل مسئله در سازمان باشید، کسبوکار شما بیشتر شبیه یک «شغل پردردسر» است تا یک سیستم واقعی و مستقل.
نوشتن دستورالعمل صرفا یک وظیفه اداری خستهکننده نیست؛ بلکه ابزاری برای خریدن زمان، آزادی و استقلال بیشتر برای مدیران است. اگر میخواهید کسبوکارتان مانند یک ماشین منظم و خودکار، بدون وابستگی دایمی به حضور فیزیکی شما فعالیت کند، باید دانش ضمنی را از ذهن افراد خارج کرده و آن را به داراییهای صریح و قابل استفاده سازمانی تبدیل کنید. مکتوب نکردن فرایندها به معنای هدر دادن دانش سازمان و کاهش ارزش واقعی شرکت است؛ زیرا با خروج هر نیروی کلیدی، بخشی از دارایی سازمان یا همان Business Asset نیز از کسبوکار خارج میشود. در واقع، کسبوکاری که فرایندهای مشخص و مکتوب ندارد، بهسختی میتواند رشد کند، مقیاسپذیر شود یا در آینده بهعنوان یک کسبوکار مستقل به فروش برسد.
یک Standard Operating Procedure یا SOP، برخلاف تصور سنتی، صرفا نوشتن فرایند انجام کار نیست؛ بلکه یک «نقشه راه زنده» است که به افراد نشان میدهد یک وظیفه را چگونه و با چه ترتیبی انجام دهند تا به نتیجه مطلوب برسند. همچنین یکی از قوانین مهم برای نوشتن درستورالعمل این است همواره آن را بهروز و بهینه کنید.
استراتژیستهای پیشرو، SOP را بخشی از یک اکوسیستم بزرگتر به نام «مغز شرکت» (Company Brain) میدانند؛ اکوسیستمی که در کنار دستورالعملها، چارت سازمانی (Org Chart) و زیرساخت دادهای (Data Infrastructure) را نیز در بر میگیرد.
برای درک بهتر مفهوم SOP، میتوانید آن را به دستور پخت یک غذا یا یک نقشه گامبهگام تشبیه کنید؛ نقشهای که شما را از نقطه A، یعنی شروع کار، به نقطه B، یعنی نتیجه مطلوب، هدایت میکند. تفاوت اصلی میان دستورالعملهای بوروکراتیک قدیمی و مدلهای مدرن و بهاصطلاح «چابک»، در میزان کاربردی بودن و سهولت استفاده از آنهاست.
در فرایند سیستمسازی، واژه «بوروکراتیک» به اسناد یا ساختارهای پیچیده، طولانی، خشک و انعطافناپذیری اشاره دارد که تمرکز اصلیشان بر کاغذبازی، جزئیات بیشازحد و تشریفات اداری است و معمولا به دلیل حجم بالا و خستهکننده بودن، کارمندان تمایلی به خواندن آنها ندارند و به یک «قبرستان دیجیتال» بلااستفاده تبدیل میشوند.
در مقابل، مفهوم «چابک» نشاندهنده سازمانها یا فرایندهای منعطف، سریع و نتیجهمحوری است که برای سرعت بخشیدن به کارها و تطبیق با تغییرات روزمره، از دستورالعملهای کوتاه، بسیار کاربردی و بخشبندیشده (ماژولار و زیر ۸ مرحله) استفاده میکنند تا اعضای تیم بتوانند بدون درگیر شدن در جزئیات دستوپاگیر، کارها را با کیفیت بالا و سرعت عالی به سرانجام برسانند.
بر اساس برخی رویکردهای طراحی فرایند، دستورالعملهای کوتاه و کمتر از ۸ مرحله، برای اجرا و پیگیری توسط کاربران سادهتر هستند و احتمال جا افتادن مراحل در آنها کمتر است. وقتی فرایندها را کوتاه و ماژولار طراحی میکنید، امکان ترکیب آنها نیز افزایش پیدا میکند و سازمان میتواند در برابر تغییرات، انعطاف بیشتری داشته باشد.
نسخه PDF با طراحی ویژه و صفحهبندی اختصاصی
